Dans ce blog, je vous parle des choses qui me sont familières et que je vis au quotidien. Donc aujourd’hui j’ai envie de partager quelques astuces pour mieux gérer notre temps de travail et arriver à s’organiser !

Parce que quand on est à son compte, on est libres de d’aménager son temps comme on veut, de travailler d’où on veut, de choisir ses clients (je vous en reparlerai, ce n’est pas un luxe c’est même important !), de décider de nos jours et horaires de travail, de prendre des congés improvisés ou de travailler jusqu’à pas d’heures… 

Oui mais voilà, parfois on peut se laisser dépasser par les évènements… Et parfois on ne sait pas par où commencer. Voici donc quelques conseils pour s’organiser quand on est à son compte. 

#1 Trouver ses outils

J’adore l’organisation, mais alors vraiment… C’est un truc qui est dans mes gênes, je fais des listes tout le temps et des tableaux excel pour tout ! Du coup, le métier de chef de projet m’était un peu prédestiné. Pendant mes années en agence, j’ai appris plein de techniques et utilisé des outils intéressants : à chaque nouveau projet et nouvelle équipe on testait un mode d’organisation nouveau, bref c’était chouette 🙂

Et puis quand je me suis mise à mon compte, j’ai cherché à recréer un peu ces outils. Oui mais voilà, quand on travaille seule ça n’a rien à voir avec une équipe de 5 ou 15 personnes… Donc j’ai tout revu, et tout repensé. J’ai mis du temps à trouver mes outils ! Au début j’ai testé Earliz et Trello, en mode «je me fais des todo avec échéances, rappel de tâches, planning de macro charge de travail ect… » bon ben ça a duré à peu près 2 semaines. Ce sont de très bons outils mais pour le coup je ne les utilise pas pour mon organisation de temps de travail au quotidien. 

 Après je suis passée aux bonnes vieilles todo par client, sur des feuilles volantes, collées au mur : j’ai besoin d’avoir une vision d’ensemble de ce qui m’attend. Il me manquait la notion de priorité et de planification jour après jour. Parce que oui, je voulais quelque chose qui puisse me montrer ma charge de travail, qui me permette de la planifier dans le temps, et surtout qui reste flexible.

Alors ça va vous faire rire pour une nana du digital, mais j’ai opté pour un agenda papier et des stylos de couleurs (ben oui je suis une fille). Donc j’ai un agenda avec une vue semaine et une colonne vide dans laquelle je note les objectifs à atteindre dans la semaine. Puis je planifie mon temps de travail dans les jours de semaine. J’ai une couleur pour les clients, une couleur pour Own it (je vous parlerais bientôt de l’importance de se garder du temps pour développer sa boîte), et une couleur pour le perso (il faut bien caler un apéro ou 2 par là, histoire de décompresser de tout ce travail ;)). 

Et franchement, ça a changé ma vie, et c’est vraiment devenu un outil indispensable dans mon quotidien. J’utilise des stylos qui s’effacent, comme ça je peux décaler des choses face aux imprévus de la vie. Et à la fin de la semaine, j’identifie ce que je n’ai pas fait (ça arrive, on est humain), et je me questionne sur le pourquoi du comment : j’ai mal évalué la tâche précédente, j’ai eu un imprévu, j’ai pas eu envie et j’ai fait l’autruche… ça permet de tirer des leçons et de continuellement apprendre sur soi !

#2 Ne pas s’éparpiller

Mon homme me le répète souvent, j’ai une grande propension à faire 10 000 trucs en même temps ! Même mon coach me l’a dit, j’ouvre souvent 15 tiroirs à la fois et me perds dans ce que je commence et ne finis jamais…  Au début je n’avais pas du tout réalisé que j’agissais ainsi et que ça pouvait nuire à ma productivité, je pensais au contraire que c’était une force que de pouvoir gérer plein de choses à fois. Ben oui mais non… 

Une fois qu’on a conscience de son mode de fonctionnement, c’est plus facile de le faire évoluer. Par exemple, quand je vois que je commence une tâche alors que j’ai pas fini ce que j’étais en train de faire, j’ai une petite voix dans ma tête qui me rappelle à l’ordre : « une chose après l’autre ». Du coup, je termine ce que j’ai en cours, puis j’attaque l’autre chose.

En fait, c’est super bien comme technique : ça me permet de finir quelque chose, et du coup d’avoir un vrai sentiment de satisfaction et d’accomplissement. Plutôt que de terminer la journée en se disant « j’ai commencé ça, ça, ça et ça mais je n’ai rien fini, oh mon dieu je n’y arriverai jamais », maintenant je me dit « j’ai terminé ça, ça et ça, et j’ai entamé ça en plus ». Le plaisir de rayer un truc de sa todo n’a pas de prix, je vous assure 🙂 

Attention à l’appel des emails aussi ! Quand on laisse sa boîte email ouverte en permanence, on peut être distrait par l’arrivée de messages, vouloir les lire voire les traiter tout de suite ! Du coup on se coupe dans ce qu’on fait, et l’énergie nécessaire pour reprendre notre tâche initiale est encore plus gourmande… Donc petit conseil, on contrôle sa boîte email et on la regarde à certains moments de la journée : le matin quand on lance sa journée, en fin de matinée, après déjeuner et en fin d’après midi. Ca suffit largement : s’il y avait vraiment des urgences les clients nous auraient appelé, rassurez-vous !

#3 Identifier ses pics d’énergie

C’est l’une des clés essentielles à la réussite, dans tout ce qu’on fait : apprendre à se connaître, et se respecter. Certains sont matinaux, alors ils vont sauter du lit dès 5h ou 6h et être super efficaces tout de suite, tandis que d’autres ne peuvent pas émerger avant 11h… Dans quelle catégorie êtes vous ? Est-ce que vous êtes capable de travailler plusieurs heures d’affilée, en «  mode tunnel », sans vous arrêter ? Ou au contraire vous seriez plutôt partant pour la méthode Pomodoro (en gros on travaille avec un minuteur par tranche de 25mn, on fait un break de 5mn, on reprend… ainsi de suite pendant 4 cycles jusqu’à faire une pause de 15mn. Perso, ça ne me tente pas du tout : travailler l’oeil rivé sur un minuteur me met la pression rien que d’y penser ! Testez, et dites moi ce que vous en pensez). 

Pour ma part je suis assez efficace le matin : je me lève, prépare mon petit déjeuner et attaque tout de suite, tartines dans une main, café dans l’autre, téléphone dans une autre et clavier dans la dernière (oui ça m’arrive de croire que je suis Shiva… ) Jusqu’au déjeuner, je dépote, j’ai une concentration au top donc je traite les sujets adéquats : je rédige mes formations, je fais mes analyses de faisabilité technique pour établir des devis, je pose les bases créatives d’un nouveau projet… Identifiez votre énergie et votre concentration, elles varient dans la journée : pensez à les respecter pour que vous puissiez travailler convenablement, que ça soit fluide et naturel pour vous : les bonnes tâches aux bons moments ! 

Par exemple je sais qu’après manger j’ai un pic d’inactivité qui pointe le bout de son nez. Donc j’évite de mettre des trucs compliqués et longs l’après midi dans mon planning. Si besoin, et selon ma charge de travail, je m’octroie une petite sieste de 20mn, sinon c’est double café et on repart ! Dans ce cas là ma journée ne s’attarde pas au-delà de 18h/19h. Si j’ai rechargé mes batteries dans la journée, je sais que je peux durer un peu plus le soir : j’ai encore le cerveau frais, créatif, mais un peu moins d’attention que le matin. Alors j’écris, je travaille mes visuels, je prépare mes posts Facebook ou pour le blog, je m’organise et anticipe ma charge de travail à venir. 

#4 Essayer d’anticiper

Le secret de l’organisation, c’est l’anticipation, c’est arriver à « prévoir l’imprévu » ! Oui ça a l’air un peu tiré par les cheveux… Par exemple, on peut avoir une vision de « macro charge de travail »  : c’est à dire un aperçu de ce que l’on va faire dans les périodes à venir : en décembre, j’ai 2 nouveaux sites à faire + les évènements liés à Noël à gérer, donc je sais que je vais être plus chargée que d’habitude. Par conséquent, j’anticipe un peu et je prends de l’avance, pour ne pas me retrouver le bec dans l’eau en plein boom de boulot 😉

J’effectue les tâches récurrentes (posts Facebook, rédaction d’articles de blog…) à l’avance si je peux, je demande à mes clients d’anticiper également s’ils le peuvent. Et pour gagner du temps dans ce genre de période, je regroupe les tâches similaires : je fait toute ma facturation d’un coup, je réponds aux emails reçus d’une traite, je produis les nouveaux devis ensemble… Ford l’a bien compris, on gagne en efficacité quand on répète le même type d’action ! 

#5 Accepter de ne pas se surcharger 

On n’est pas wonderwoman, ou superman, donc on y va mollo sur la todo ! On s’efforce de laisser un peu de place pour l’imprévu, pour une pause dont on aurait besoin, pour un coup de fil qui prendrait plus de temps que prévu… Généralement, le weekend je prépare ma semaine à venir, et je répartis ce que j’ai à faire dans la semaine. Grâce à ça, chaque matin je ne me pose pas 3000 questions sur ce que j’ai à faire, j’ouvre mon agenda et j’attaque. Je laisse toujours des plages horaires vides, pour un rdv à fixer, un nouveau besoin qui tombe, quelque chose que j’aurais besoin de décaler… 

 Maximum, je mets 3 ou 4 tâches par jour, tout dépend du temps qu’elles peuvent me prendre. Mais l’idée c’est d’en mettre moins que ce dont on est capable, eh oui ! Quand j’arrive à la fin de la journée, je suis contente d’avoir été capable de tout terminer, et parfois je peux même prendre de l’avance sur le lendemain : youhou le sentiment de joie d’avoir tout fini et de se sentir performante !! C’est tout l’avantage de ne pas surcharger sa todo, on a la possibilité de la terminer et même de commencer celle du lendemain 🙂 

Et vous, quels sont vos astuces ou méthodes pour être bien organisé ?

À PROPOS

En tant que coach en communication, je partage ici des conseils, astuces, savoir-faire et compétences dans l’univers de la communication, pour commencer à vous transmettre ce que je sais !

Vous trouverez aussi des articles sur 2 thématiques transversales : l’épanouissement et l’organisation d’un entrepreneur. Regroupés en 3 catégories, j’espère qu’ils trouveront écho en vous, et surtout vous seront utiles…

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