Je vous partage une méthode de todolist testée et approuvée, qui m’a fait gagner du temps et surtout de l’énergie ! Grâce à elle j’ai pu comprendre où partait mon énergie et une partie de mon temps, et j’ai mieux cerné mes capacités et mes envies pour la suite. Si ça peut vous servir, c’est tout simple et redoutablement efficace : il vous faut votre cerveau, une feuille et un stylo, c’est parti !

La première catégorie : les tâches à se débarrasser

Littéralement et volontairement, je l’ai appelé comme ça, « Les trucs pénibles à me débarrasser » 🙂 Il s’agit de tout ce qui ne me passionne pas, tout ce qui génère une farandole de questionnements, tout ce qui est compliqué (d’un point de vue technique, relationnel, ou même émotionnel), tout ce qui ne me fait pas vibrer. Tout les « il faut, parce que, je dois… ». Cette catégorie contient aussi toutes les tâches qu’on reporte todo après todo, vous savez celles qu’on se dit qu’on fera un mardi s’il pleut entre 19h et 20h, un soir de pleine lune… Bref les tâches auxquelles on a pas très envie de s’atteler. Ça peut être des tâches clients, administratives, internes, peu importe !

Ce que montre cette catégorie : tout ce que vous n’avez pas envie de faire, tout ce qui est susceptible de plomber et pomper votre énergie ! Tout ce que vous pourriez déléguer pour mettre votre énergie et votre talent dans autre chose ! Tout ce dont vous pouvez vous alléger si vous le souhaitez…

Comment l’utiliser : Perso, j’aime bien commencer par ça. Comme un mauvais sparadrap qu’on arracherait. C’est la 1ère catégorie que je remplis quand je fais ma todo, et la 1ère dans laquelle je pioche (généralement) quand je commence une journée. Je répartis les tâches au fil des jours ou des moments, pour alterner entre « contraintes » et plaisirs. J’essaye d’en faire une par jour, et je commence par cette catégorie car sinon je risque de me trouver des excuses pour ne pas réaliser ces tâches… Je connais mon mode de fonctionnement, donc autant composer avec les bons et moins bons côtés de ma personnalité 🙃

La deuxième catégorie : les objectifs du cycle

Ici l’idée c’est de lister entre 3 à 5 objectifs à réaliser dans le « cycle ». Chacun définis sa durée : ça peut être un objectif par semaine, ou pour une dizaine de jour, un mois, tout dépend nos fonctionnements et nos échéances. Pour ma part, ce que j’appelle un « cycle », c’est généralement un tunnel de 2/3j de travail, avant de faire une pause et de m’accorder du temps pour moi. C’est dans cette catégorie que je note les éléments indispensables à faire, en terme d’avancement notamment : livrer tel article, sortir telle offre client, envoyer telle campagne de newsletter… Il y a généralement un impondérable « timing » à respecter dans ces tâches là !

Ce que montre cette catégorie : les impondérables, nos engagements à tenir, envers nous même, nos partenaires ou nos clients… Normalement, on éprouve de la fierté et de la joie quand on les a faites ! Je vous souhaite qu’il n’y ait que des choses qui vous fassent vibrer dans cette catégorie, parce que c’est lorsqu’on allie plaisir & travail que l’on s’épanouit 😉

Comment l’utiliser : Ce sont les missions les plus chronophages et qui demandent le meilleur de moi même, je les fais donc en priorité quand j’ai le cerveau frais, du temps devant moi et de l’énergie à revendre ! Ça peut aussi être les 1ères tâches à glisser dans votre agenda si vous avez une organisation plus cadrée.

La troisième catégorie : les  » à faire »

C’est la catégorie « neutre » on va dire 😉 Il s’agit de toutes les tâches « ni plus ni moins », qu’on a juste besoin de se sortir du cerveau : répondre à tel email, envoyer un devis, rappeler untel, publier tel événement… Dans l’ensemble, ce sont des tâches de gestions quotidiennes ! Elles ne sont ni exaltantes ni contraignantes : elles nécessitent d’être faites sans pour autant « mériter » de prendre de la place dans notre cerveau. Gardons du jus de cerveau pour les missions de la catégorie précédente, bien plus intéressantes 😉

Ce que montre cette catégorie : là où passe notre temps, quand on se demandes à la fin de la journée ce qu’on a bien pu faire de toutes ces heures de travail ! Elle nous montre le volume de tâches anodines qui composent notre quotidien sans même que l’on s’en rende compte.

Comment l’utiliser : J’aime bien y piocher 2/3 éléments chaque jour, selon l’envie et la nature de la tâche à faire. Quand j’ai du mal à rentrer dans une journée, elles me galvanisent car elles me donnent une certaine satisfaction et motivation vu que j’en coche « rapidement » un certain nombre ! Sinon, je les garde pour la fin de journée, selon l’énergie qui me reste j’aime bien avancer efficacement dessus.

Le bilan : pourquoi c’est efficace

Déjà, parce que c’est une technique simple et accessible à tous 🙂 Ensuite, parce qu’elle permet de mettre en lumière plein d’informations :

✔︎ visuellement, voir le poids de chaque catégorie : laquelle est la plus remplie ? Si c’et la 1ère, il y a fort à parier que vous pouvez déléguer certaines tâches ou qu’il est temps de repositionner votre activité car vous ne semblez pas en phase avec vos missions !
✔︎ se rendre compte de la catégorie ou du type de tâche qu’on remplit le plus facilement, spontanément, sans que « ça nous coûte » comme on dit ! C’est vers ça qu’il faut tendre pour apporter plus de légèreté et de plaisir dans votre quotidien professionnel 😉
✔︎ prendre des décisions : les tâches ou dossiers que je vois réapparaitre trop souvent dans la 1ère catégorie, au bout de 2/3 fois je m’en sépare ! Je décide d’en finir une bonne fois pour toute selon ce dont il s’agit, ou bien de les déléguer ou de stopper les collaborations. J’ai ainsi pris plein de décisions qui m’ont rendues plus libre et plus épanouie dans mon activité.

Alors, est ce que ce mode d’organisation de travail et de todo liste peut vous convenir ? Essayez et dites moi quelles leçons vous en tirez, je suis curieuse de savoir si ça aura le même effet bénéfique pour vous 🙂 Si besoin que je vous accompagne, c’est avec grand plaisir ! ! 

À PROPOS

En tant que coach en communication, je partage ici des conseils, astuces, savoir-faire et compétences dans l’univers de la communication, pour commencer à vous transmettre ce que je sais !

Vous trouverez aussi des articles sur 2 thématiques transversales : l’épanouissement et l’organisation d’un entrepreneur. Regroupés en 3 catégories, j’espère qu’ils trouveront écho en vous, et surtout vous seront utiles…

CATÉGORIES